職場上e-mail的禮貌

我發覺大家真的很不注重e-mail的禮貌

真的很討厭收到的mail一打開就是

Hi  Nini0518

請協助處理！！謝謝！！

Oooo

不然就是

Hi  Nini0518

以下為客戶反應！請協助處理！！謝謝！！

Oooo

Mail往下拉，一看就是不知轉了幾百次的Mail，中文Mail還好，最不爽的是英文Mail，往下拉落落長的英文內容，看了就頭痛！打電話給寄信的人，問內容說什麼，竟回我不知道，要不就是說沒有看內容或是看不懂就直接轉寄給我了，聽到真是讓人想開罵耶！！心想：難道你們收到信件不用先閱讀消化一下內容嗎？有問題一問三不知，就只會接收轉寄，這樣工作會有成長嗎？

之前接觸的妹妹已經慢慢的改掉這習慣了，但現在換人，我的惡夢又開始了~

記得10年前我剛進入職場，因為mail內容，曾被主管小小的唸了一下

包括無頭無尾：例如要執行一項專案，收件人約數十位，內容寫dear all:

大家都覺得不是自已，就會忽略

應該要清楚寫出負責人如dear 小明，這樣後續只要追蹤小明。

還有洋洋灑灑寫了一堆，卻沒有留下名字

再來就是內容連看都沒看就轉寄，

或許是10年前養成的習慣吧，我就算是收到英文信件再轉寄前也會先用翻譯軟體看一下內容是再說什麼，會簡單用中文述說再附上原文，或許有人會覺得大驚小怪，但對我而言我真的很不能接受。就好比你寄給上司的mail，

Hi  老闆

內容如下！！謝謝！！

Oooo

上司看了會有什麼感覺？

我個人覺得除非很熟或是很要好的同事

不然用Hi開頭就很不禮貌了

那您可以寫個範例看看，什麼叫做有禮貌的方式嗎? 英文email看不懂可以查線上字典，不需打電話去問是什麼意思吧!?要是我寫了一封英文信，有人打電話來問，我也會跟他說我不知道!  因為看不懂不是我的問題是你的問題!!

Dear 2F:

版主不是這個意思啦  這是科技業非常容易遇到的事情

一個專案牽涉的部門極多,客戶的需求更是一日數變

有些跟這部門業務有關有些跟另一部門業務有關

 

舉個例子吧

可能某專案中,主要產品可能為硬體層次,客戶廠商公司間來來往往信件不停的確認需求與是否達成,但只有其中一小小要求跟譬如軟體部門有關

但主其事者卻直接把這來來往往的信件列表全數寄給軟體部門

每個部門都很忙的,誰有時間看這一下拉有十幾頁以上的信件往來 去挖掘其中軟體部門這邊該做甚麼

所以版主要求至少寫一個簡單的summary去說明你們希望我們做哪部分

而不是直接轉寄~

 

回覆版主:

只能說對方太自我了  覺得每個人對此專案都要徹底involved

這部分只能靠公司教導了

當然狠一點的  可直接再回信給她/他要求提供明確的需求內容  再CC給他/她的boss

以上

我可以理解版主的痛苦，因為我們公司也有這種國外業務。

常常把國外客戶的信一字不漏的轉寄過來，連郵件主旨也沒改，也沒寫說客戶要幹什麼？而且，我是財務人員，業務和國外客戶的原文信我看得懂50%就算阿彌陀佛了。

老闆念了N次業務仍然不改，我就當做我上班順便練英文功力就比較平衡了。

 

 

我是在美商公司的台灣分公司工作，我家老闆們很多都是居住在美國超過20年以上的

台灣人，我們是被告誡千萬不要用"Dear "，因為老外不會這樣用，只有台灣人

才這樣用的，請用"Hi" ，更熟一點就直接用英文名字了，

也會接到國外同事或是客戶(都是老外)，也的確很少看到用"Dear" 。

 

版主，

不好意思，不知道您的職務內容是什麼呢？

因為，我覺得您的抱怨信件內容在科技業算是司空見慣的狀況，

尤其是我遇過的主管，90%以上都是這樣轉寄mail的，

下屬的責任不就是幫上司處理問題及說明情況嗎？

如果是平行轉寄，也很常見，

就好像我們一樣是HR，但有分選、用、訓、留各權責人員，

但別的部門不見得知道我們的分工，常常是跟誰熟就把信寄給誰，再由接到的信的人轉寄出去，

譬如：遇到A客戶發出的稽核資料，品保窗口會先把信發給HR窗口，HR窗口再把信分發出去給不同權責人員，請他們協助處理並回覆品保，當然，該信件要CC給該位品保窗口，讓他知道追資料要找誰了。

至於英文，可能因為您的職務內容跟英文相關程度高，所以能者多勞，就像我之前曾待過某間公司，總機的英文能力非常糟，偏偏公司是做外銷美國的，所以只要接到英文來電，總機一律直接轉給業務部，看業務部哪支分機會通就轉給誰，不分對象。

(原作者於 2013-10-08 13:53:53 重新編輯過)

那搭版問一下

是Hi好呢？還是Dear好呢？

我英文沒有很好

但之前在學校及看了很多書都寫用Dear開始最保險

Hi是比較熟的人用比較好

但5樓媽媽剛剛這樣說

我特地上網找了一下

http://www.englishtown.com.tw/community/channels/article.aspx?articlename=184-email

http://blog.xuite.net/english.tutor/englishlearning/36821377

都是說用Dear 比較有禮貌

但商周這版又是說Hi接受度高

http://www.businessweekly.com.tw/KBlogArticle.aspx?ID=2771&pnumber=1

但看了這一篇後http://www.forbes.com/sites/susanadams/2012/08/08/hi-dear-the-state-of-the-e-mail-salutation/

又狠狠打了商周一巴掌

到底那個英文大師可以解答一下

到底是Hi好呢？還是Dear好呢？

真的，就像版主說的，真的很討厭收到的沒禮貌的mail

有寫名字、Dear、hi的對我來說都算好的，最常收到連稱謂都沒有，

或是直接很不客氣的寫問題，或是什麼都不寫貼個他電腦上的畫面的，

更有些把EMAIL當成LINE在用，問一句回一句，自己完全不整理出重點一一列出的，

看了真的很生氣，覺得寄件者沒腦，如果只是轉發，機器人就可以了，何必需要他來？

真的很謝謝版主開這個話題，至少可以讓我一吐怨氣！！

我們公司更賊，大家轉寄後就直接:  FYI

 

然後.....我就得花很多時間慢慢消化之前一來一往的MAIL內容

真的花時間又傷眼睛，一點效率都不好

有時候看完內容才發現根本不是我要處理的業務....>

但我很習慣看轉發原文

我認為每人解讀不盡相同,我反而會要求對方給我原文

同事間都用hi ~xxx 或直接xxx

但客戶或公司間往來,都是用dear xxx居多

 

 

 

(原作者於 2013-10-08 17:15:00 重新編輯過)