頭痛!!~請問該如何做新舊合約的分類與歸檔

最近被交派一項工作，把公司從以前到現在的合約做歸檔和管理，以前的合約是收集起來放在紙箱和櫃子裡，沒人管，現在太滿了沒地方放了。

全部有6家分公司的合約，該如何歸檔管理?是先分分公司再分年份，再把相同廠商的放一起。(因為大部份的合約是每年一約，所以有些廠商每年會有1本)，然後每個月都有新的或續約的合約進來。

請問有其他的或更好的管理合約和歸檔方法嗎?(方便以後的調閱)

ps：目前可以放的地方也是找紙箱和櫃子放，再更舊的就想裝箱放進倉庫裡了